Công chứng giấy ủy quyền là thủ tục được nhiều cá nhân lựa chọn khi muốn nhờ người khác thay mặt mình thực hiện một công việc nhất định. Tuy nhiên, không phải mọi giấy ủy quyền đều bắt buộc công chứng; việc có cần công chứng hay không phụ thuộc vào nội dung ủy quyền và quy định áp dụng đối với từng giao dịch.
Công chứng giấy ủy quyền có bắt buộc không?
Trước hết, cần phân biệt giữa giấy ủy quyền được sử dụng theo cách gọi thông thường và hợp đồng ủy quyền được quy định trong Bộ luật Dân sự.
Theo Điều 562 Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13 ngày 24/11/2015, hợp đồng ủy quyền là sự thỏa thuận giữa các bên, theo đó bên được ủy quyền thực hiện công việc nhân danh bên ủy quyền; bên ủy quyền trả thù lao nếu có thỏa thuận hoặc pháp luật có quy định.
Pháp luật không quy định rằng mọi giấy ủy quyền đều phải công chứng. Với từng trường hợp, cần xem xét nội dung công việc được ủy quyền, yêu cầu về hình thức của giao dịch và quy định của pháp luật chuyên ngành.
Nếu giao dịch hoặc thủ tục liên quan thuộc trường hợp phải công chứng, văn bản uỷ quyền cần được thực hiện theo hình thức phù hợp. Ngay cả khi không bắt buộc, các bên vẫn có thể lựa chọn công chứng để có căn cứ pháp lý rõ ràng hơn về việc xác lập và thực hiện thủ tục làm giấy ủy quyền.
Khi nào nên công chứng giấy ủy quyền?
Công chứng uỷ quyền thường được cân nhắc khi việc ủy quyền liên quan đến tài sản, giao dịch có giá trị lớn hoặc có khả năng phát sinh tranh chấp nếu nội dung không được xác lập rõ ràng.
Một số trường hợp ủy quyền thường gặp:
- Thực hiện thủ tục liên quan đến nhà, đất
- Ký kết hoặc thực hiện giao dịch tài sản
- Làm thủ tục tại ngân hàng
- Nhận tiền, nhận giấy tờ hoặc tài sản thay người khác
- Thực hiện thủ tục hành chính theo phạm vi được phép
- Đại diện thực hiện các giao dịch dân sự
- Giải quyết công việc liên quan đến thừa kế, tài sản hoặc quyền lợi của người ủy quyền
Tuy nhiên, việc có thể ủy quyền hay không còn phụ thuộc vào từng công việc. Một số quyền, nghĩa vụ gắn với nhân thân hoặc những công việc pháp luật yêu cầu cá nhân phải trực tiếp thực hiện thì không thể tùy ý giao cho người khác.
Vì vậy, trước khi lập văn bản, nên xác định chính xác công việc nào được ủy quyền và cơ quan tiếp nhận hồ sơ có yêu cầu công chứng hay sao y chứng thực hay không.
Nội dung giấy ủy quyền cần thể hiện những gì?
Một văn bản ủy quyền càng rõ ràng thì càng dễ thực hiện và hạn chế tranh chấp. Nội dung nên xác định cụ thể danh tính của các bên, công việc được giao và giới hạn quyền hạn của người được ủy quyền.
Đặc biệt, với những trường hợp liên quan đến tài sản, không nên chỉ ghi chung chung như “được toàn quyền giải quyết mọi vấn đề”. Cách ghi này có thể khiến phạm vi đại diện khó xác định khi phát sinh giao dịch thực tế. Văn bản nên làm rõ:
- Thông tin bên ủy quyền và bên được ủy quyền: Họ tên, ngày tháng năm sinh, giấy tờ xác định nhân thân và địa chỉ
- Công việc được ủy quyền: Cần mô tả cụ thể người được ủy quyền sẽ thay mặt thực hiện công việc nào
- Phạm vi quyền hạn: Ví dụ, người được ủy quyền có được ký hồ sơ, nhận kết quả, nhận tiền, nộp hồ sơ hoặc thực hiện thủ tục tiếp theo hay không
- Thời hạn ủy quyền: Xác định thời điểm bắt đầu và kết thúc hoặc thời điểm hoàn thành công việc
- Thù lao và chi phí: Nếu có thù lao, mức thù lao và phương thức thanh toán nên được ghi rõ
- Quyền và nghĩa vụ của các bên: Đây là căn cứ để xác định trách nhiệm trong quá trình thực hiện ủy quyền
Hồ sơ công chứng giấy ủy quyền gồm những gì?
Từ ngày 01/07/2025, hồ sơ công chứng được thực hiện theo Luật Công chứng số 46/2024/QH15 ngày 26/11/2024, thay cho quy định của Luật Công chứng 2014. Luật mới cũng đã bỏ Phiếu yêu cầu công chứng trong hồ sơ công chứng hợp đồng, giao dịch.
Tùy nội dung ủy quyền, hồ sơ có thể khác nhau. Đối với giao dịch đã được soạn thảo sẵn, Điều 42 Luật Công chứng số 46/2024/QH15 quy định hồ sơ gồm dự thảo giao dịch; bản sao giấy tờ tùy thân của người yêu cầu công chứng; bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản hoặc giấy tờ thay thế trong trường hợp giao dịch liên quan đến tài sản phải đăng ký; cùng các giấy tờ liên quan khác mà pháp luật yêu cầu.
Trường hợp tổ chức hành nghề công chứng đã khai thác được một số thông tin cần thiết từ cơ sở dữ liệu theo quy định thì người yêu cầu có thể không phải nộp các giấy tờ đó, nhưng có thể phải thanh toán phí khai thác dữ liệu.
Trên thực tế, với giấy ủy quyền đơn giản không liên quan đến tài sản, hồ sơ thường gọn hơn. Ngược lại, nếu ủy quyền thực hiện giao dịch nhà đất, ngân hàng hoặc tài sản có đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng, người yêu cầu cần chuẩn bị thêm giấy tờ chứng minh liên quan.
Quy trình công chứng giấy ủy quyền hiện nay
Sau khi chuẩn bị giấy tờ, các bên thực hiện thủ tục tại tổ chức hành nghề công chứng có thẩm quyền.
Trước tiên, công chứng viên tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ, xác định nhân thân, năng lực hành vi dân sự và ý chí của các bên. Nội dung ủy quyền cũng được xem xét để xác định tính hợp pháp và phạm vi quyền hạn.
Nếu văn bản đã được chuẩn bị sẵn, công chứng viên kiểm tra dự thảo và hướng dẫn sửa đổi nếu phát hiện nội dung chưa phù hợp. Nếu khách hàng chưa có văn bản, có thể đề nghị công chứng viên soạn thảo theo nội dung, ý định giao dịch của mình và quy định pháp luật.
Sau khi nội dung được thống nhất, các bên đọc lại văn bản, xác nhận sự tự nguyện và ký theo quy định. Công chứng viên thực hiện việc chứng nhận khi hồ sơ đáp ứng đủ điều kiện.
Điểm đáng chú ý là Luật Công chứng 2024 đã thay đổi hồ sơ và trình tự so với Luật Công chứng 2014, vì vậy các mẫu hướng dẫn cũ trên Internet không phải lúc nào cũng còn phù hợp.
Những rủi ro cần tránh khi công chứng giấy ủy quyền
Ủy quyền giúp tiết kiệm thời gian nhưng đồng thời trao cho người khác quyền đại diện thực hiện công việc của mình. Vì vậy, người ủy quyền cần đặc biệt thận trọng với phạm vi quyền hạn.
- Không nên sử dụng các cụm từ quá rộng như “toàn quyền quyết định mọi vấn đề” nếu công việc thực tế chỉ cần ủy quyền một số thủ tục cụ thể.
- Với tài sản có giá trị lớn, cần xác định rõ người được ủy quyền có quyền ký hợp đồng, nhận tiền, giao nhận tài sản hoặc thực hiện các thủ tục tiếp theo hay không.
- Cần kiểm tra kỹ thông tin cá nhân, tài sản, thời hạn ủy quyền và điều kiện chấm dứt. Một sai sót nhỏ trong các thông tin này có thể khiến văn bản phải sửa đổi hoặc không đáp ứng yêu cầu của cơ quan tiếp nhận.
Giấy ủy quyền có được công chứng ngoài trụ sở không?
Theo Điều 46 Luật Công chứng số 46/2024/QH15, công chứng uỷ quyền được thực hiện tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng, trừ một số trường hợp được thực hiện ngoài trụ sở.
Các trường hợp được luật quy định gồm người yêu cầu công chứng không thể đi lại vì lý do sức khỏe, đang điều trị nội trú hoặc bị cách ly theo chỉ định của cơ sở y tế; đang bị tạm giữ, tạm giam, thi hành án phạt tù, bị áp dụng biện pháp xử lý hành chính và một số trường hợp khác theo quy định của Chính phủ.
Do đó, không phải cứ có nhu cầu là có thể yêu cầu công chứng viên đến bất kỳ địa điểm nào. Khách hàng nên trao đổi trước với tổ chức hành nghề công chứng để xác định trường hợp của mình có đủ điều kiện hay không.
Công chứng giấy ủy quyền tại Văn phòng công chứng Hoàng Giang Linh
Với những trường hợp cần công chứng giấy ủy quyền tại Hà Nội, Văn phòng công chứng Hoàng Giang Linh hỗ trợ khách hàng kiểm tra hồ sơ, tư vấn phạm vi ủy quyền và hoàn thiện văn bản phù hợp với mục đích sử dụng.
Văn phòng có kinh nghiệm xử lý các hồ sơ ủy quyền liên quan đến nhà đất, tài sản, ngân hàng, thừa kế, thủ tục hành chính và các giao dịch dân sự khác. Trước khi ký, khách hàng được hướng dẫn về nội dung, quyền và nghĩa vụ của các bên nhằm hạn chế những rủi ro có thể phát sinh.
Đối với trường hợp bên ủy quyền và bên được ủy quyền ở khác địa phương, Văn phòng cũng có thể tư vấn phương án thực hiện theo Điều 57 Luật Công chứng 2024. Trường hợp khách hàng không thể di chuyển và đáp ứng điều kiện công chứng ngoài trụ sở, văn phòng có thể hướng dẫn thủ tục phù hợp theo quy định.
Các câu hỏi thường gặp (FAQs)
Câu 1: Công chứng giấy ủy quyền có bắt buộc không?
Không phải mọi giấy ủy quyền đều bắt buộc công chứng. Việc công chứng phụ thuộc vào nội dung công việc và quy định pháp luật áp dụng đối với giao dịch cụ thể.
Câu 2: Công chứng giấy ủy quyền cần giấy tờ gì?
Tùy nội dung ủy quyền, hồ sơ thường gồm giấy tờ xác định nhân thân của các bên, dự thảo văn bản và giấy tờ liên quan đến tài sản hoặc công việc được ủy quyền nếu pháp luật yêu cầu.
Câu 3: Giấy ủy quyền có thời hạn bao lâu?
Nếu các bên không thỏa thuận và pháp luật không quy định khác, thời hạn ủy quyền là 01 năm kể từ ngày xác lập việc ủy quyền, theo Điều 563 Bộ luật Dân sự 2015.
Câu 4: Có thể công chứng giấy ủy quyền khi hai bên ở hai tỉnh khác nhau không?
Có. Điều 57 Luật Công chứng 2024 quy định trình tự công chứng hợp đồng ủy quyền khi bên ủy quyền và bên được ủy quyền không thể cùng đến một tổ chức hành nghề công chứng.
Câu 5: Có thể công chứng giấy ủy quyền tại nhà không?
Có thể trong những trường hợp đáp ứng điều kiện công chứng ngoài trụ sở theo Điều 46 Luật Công chứng 2024. Không phải mọi trường hợp đều được công chứng tại nhà.
Câu 6: Có thể hủy hoặc chấm dứt ủy quyền trước thời hạn không?
Có. Việc đơn phương chấm dứt hợp đồng ủy quyền được quy định tại Điều 569 Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13 và có thể phát sinh nghĩa vụ báo trước, thanh toán thù lao hoặc bồi thường tùy trường hợp.
Nếu bạn đang cần công chứng giấy ủy quyền tại Hà Nội, hãy liên hệ Văn phòng công chứng Hoàng Giang Linh để được tư vấn về hồ sơ, nội dung và hình thức công chứng phù hợp với trường hợp cụ thể.
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG HOÀNG GIANG LINH
Địa chỉ: Số 35, ngõ 45 phố Trần Thái Tông, phường Cầu Giấy, TP. Hà Nội
Hotline: 084.823.66.88
Email: hoanggianglinhccv@gmail.com
Fanpage: Văn phòng công chứng Hoàng Giang Linh
