Hợp đồng ủy quyền là phương thức pháp lý giúp một cá nhân hoặc tổ chức giao cho người khác thay mặt mình thực hiện một hoặc nhiều công việc nhất định. Tuy nhiên, để việc ủy quyền có giá trị và hạn chế tranh chấp, các bên cần xác định rõ phạm vi, thời hạn, quyền và nghĩa vụ trước khi ký kết.
Căn cứ pháp lý về hợp đồng ủy quyền hiện nay
Quy định trực tiếp về hợp đồng ủy quyền hiện được ghi nhận tại Mục 13 Chương XVI Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13 ngày 24/11/2015, từ Điều 562 đến Điều 569.
Theo Điều 562 Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13 ngày 24/11/2015, hợp đồng ủy quyền là sự thỏa thuận giữa các bên, theo đó bên được ủy quyền có nghĩa vụ thực hiện công việc nhân danh bên ủy quyền; bên ủy quyền chỉ phải trả thù lao nếu có thỏa thuận hoặc pháp luật có quy định.
Bên cạnh Bộ luật Dân sự, hoạt động công chứng hợp đồng ủy quyền hiện được điều chỉnh bởi Luật Công chứng số 46/2024/QH15 ngày 26/11/2024, có hiệu lực từ ngày 01/7/2025. Luật này đã được hợp nhất tại Văn bản hợp nhất số 50/VBHN-VPQH ngày 17/3/2026.
Đặc biệt, Điều 57 Luật Công chứng số 46/2024/QH15 quy định riêng về trường hợp bên ủy quyền và bên được ủy quyền không thể cùng đến một tổ chức hành nghề công chứng. Đây là điểm đáng lưu ý khi thực hiện các hợp đồng ủy quyền trong thực tế.
Hợp đồng ủy quyền khác gì giấy ủy quyền?
Hai khái niệm này thường được sử dụng thay thế cho nhau trong giao tiếp hằng ngày nhưng về mặt pháp lý cần phân biệt.
Hợp đồng ủy quyền là một loại hợp đồng được hình thành trên cơ sở thỏa thuận giữa bên ủy quyền và bên được ủy quyền. Bên được ủy quyền nhận thực hiện công việc nhân danh bên ủy quyền và có các quyền, nghĩa vụ tương ứng theo thỏa thuận và quy định của pháp luật.
Trong khi đó, pháp luật dân sự hiện hành không có một điều khoản riêng định nghĩa “giấy ủy quyền” như một loại hợp đồng độc lập. Vì vậy, khi thực hiện những giao dịch quan trọng, đặc biệt là giao dịch về tài sản, nhà đất hoặc các công việc cần xác định rõ quyền và nghĩa vụ của cả hai bên, việc lập hợp đồng ủy quyền thường giúp nội dung được thể hiện đầy đủ hơn, chặt chẽ hơn.
Hình thức của giao dịch phải tuân thủ quy định pháp luật. Theo Điều 119 Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13 ngày 24/11/2015, giao dịch dân sự được thể hiện bằng lời nói, bằng văn bản hoặc bằng hành vi cụ thể; trường hợp luật quy định giao dịch phải được thể hiện bằng văn bản có công chứng, sao y chứng thực, đăng ký thì phải tuân theo quy định đó.
Do đó, không nên mặc định rằng mọi việc ủy quyền đều bắt buộc phải công chứng hoặc mọi giấy ủy quyền đều có thể sử dụng thay cho hợp đồng ủy quyền.
Nội dung quan trọng cần có trong hợp đồng ủy quyền
Một hợp đồng ủy quyền chặt chẽ cần thể hiện được ai ủy quyền, ủy quyền cho ai, ủy quyền thực hiện công việc gì, trong phạm vi nào và trong thời gian bao lâu. Thông thường, hợp đồng nên xác định rõ:
- Thông tin các bên: Họ tên, ngày tháng năm sinh, số giấy tờ tùy thân, địa chỉ của bên ủy quyền và bên được ủy quyền. Nếu một bên là tổ chức thì cần thể hiện thông tin của tổ chức và người đại diện.
- Công việc được ủy quyền: Đây là nội dung quan trọng nhất. Các bên cần mô tả cụ thể công việc mà người được ủy quyền được phép thực hiện, tránh ghi quá chung chung khiến phạm vi quyền hạn khó xác định.
- Phạm vi quyền hạn: Nếu ủy quyền thực hiện giao dịch về tài sản, cần quy định rõ người được ủy quyền được làm gì, có được ký hợp đồng, nhận tiền, nộp hồ sơ, nhận kết quả hay thực hiện các thủ tục liên quan hay không.
- Thời hạn ủy quyền: Nên xác định rõ ngày bắt đầu và ngày kết thúc hoặc gắn với thời điểm hoàn thành công việc.
- Thù lao và chi phí: Nếu người được ủy quyền được trả thù lao, hợp đồng nên ghi rõ mức thù lao, thời điểm và phương thức thanh toán. Trường hợp không có thù lao cũng có thể ghi nhận rõ để tránh tranh chấp.
- Quyền và nghĩa vụ của các bên: Đây là cơ sở để xác định trách nhiệm nếu một bên không thực hiện đúng cam kết.
Khi nào hợp đồng ủy quyền chấm dứt?
Loại hợp đồng này có thể chấm dứt khi hết thời hạn, công việc đã hoàn thành, theo thỏa thuận hoặc trong những trường hợp khác làm cho việc đại diện không thể tiếp tục thực hiện.
Ngoài ra, các bên có thể đơn phương chấm dứt hợp đồng theo điều kiện quy định tại Điều 569 Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13 ngày 24/11/2015.
Nếu ủy quyền có thù lao, bên ủy quyền có quyền đơn phương chấm dứt nhưng phải thanh toán thù lao tương ứng với phần công việc đã thực hiện và bồi thường thiệt hại theo quy định. Nếu ủy quyền không có thù lao, bên ủy quyền có thể chấm dứt nhưng phải báo trước cho bên được ủy quyền trong một thời gian hợp lý.
Tương tự, bên được ủy quyền cũng có quyền đơn phương chấm dứt trong các trường hợp và điều kiện mà Điều 569 quy định.
Thời hạn hợp đồng ủy quyền được xác định như thế nào?
Theo Điều 563 Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13 ngày 24/11/2015, thời hạn ủy quyền do các bên thỏa thuận hoặc do pháp luật quy định. Nếu không có thỏa thuận và pháp luật cũng không quy định thì hợp đồng ủy quyền có hiệu lực 01 năm kể từ ngày xác lập việc ủy quyền.
Như vậy, không phải mọi hợp đồng đều mặc nhiên có thời hạn 1 năm. Mốc 1 năm chỉ được áp dụng khi các bên không thỏa thuận và pháp luật không có quy định riêng.
Để tránh nhầm lẫn, các bên nên ghi cụ thể thời hạn trong hợp đồng. Với những công việc chỉ cần thực hiện một lần, có thể xác định thời hạn gắn với việc hoàn thành công việc được ủy quyền.
Quyền và nghĩa vụ của bên được ủy quyền
Theo Điều 565 và Điều 566 Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13 ngày 24/11/2015, bên được ủy quyền có nghĩa vụ thực hiện công việc đúng nội dung ủy quyền, thông báo cho bên ủy quyền về quá trình thực hiện, bảo quản tài liệu và phương tiện được giao, giữ bí mật thông tin và giao lại tài sản, lợi ích thu được theo thỏa thuận hoặc quy định pháp luật.
Bên được ủy quyền cũng có quyền yêu cầu bên ủy quyền cung cấp thông tin, tài liệu và phương tiện cần thiết để thực hiện công việc; đồng thời được thanh toán các chi phí hợp lý đã bỏ ra và nhận thù lao nếu có thỏa thuận.
Đặc biệt, người được ủy quyền không được tự ý thực hiện vượt quá phạm vi được giao. Nếu muốn ủy quyền lại cho người khác, phải đáp ứng các điều kiện tại Điều 564 Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13, trong đó có trường hợp được bên ủy quyền đồng ý hoặc do sự kiện bất khả kháng theo quy định.
Bên ủy quyền có những quyền và trách nhiệm gì?
Bên ủy quyền có trách nhiệm cung cấp thông tin, tài liệu và phương tiện cần thiết để bên được ủy quyền thực hiện công việc; chịu trách nhiệm về những cam kết do bên được ủy quyền thực hiện trong phạm vi ủy quyền; đồng thời thanh toán chi phí hợp lý và thù lao nếu có thỏa thuận.
Các quyền của bên ủy quyền được quy định tại Điều 568 Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13 ngày 24/11/2015. Theo đó, bên ủy quyền có quyền yêu cầu được thông báo đầy đủ về việc thực hiện công việc, yêu cầu giao lại tài sản hoặc lợi ích thu được và yêu cầu bồi thường nếu bên được ủy quyền vi phạm nghĩa vụ theo quy định.
Việc quy định cụ thể những nội dung này trong hợp đồng giúp các bên dễ dàng xác định trách nhiệm nếu phát sinh vấn đề trong quá trình thực hiện.
Rủi ro cần cân nhắc trước khi ký hợp đồng ủy quyền
Ủy quyền giúp giải quyết công việc thuận tiện hơn nhưng cũng đồng nghĩa với việc bên ủy quyền trao cho người khác quyền thực hiện một số công việc nhân danh mình. Vì vậy, phạm vi ủy quyền càng rộng thì rủi ro càng lớn nếu nội dung hợp đồng không được kiểm soát chặt chẽ.
Đặc biệt với ủy quyền liên quan đến nhà đất, không nên ghi chung chung như “toàn quyền định đoạt tài sản” nếu không thực sự cần thiết. Các bên nên xác định cụ thể quyền ký kết, nhận tiền, nộp hồ sơ, thực hiện thủ tục sang tên và những công việc khác được phép thực hiện.
Cũng cần lưu ý rằng hợp đồng ủy quyền không đồng nghĩa với hợp đồng chuyển nhượng tài sản. Việc ủy quyền cho một người thay mặt thực hiện giao dịch không tự động làm phát sinh quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng tài sản cho người được ủy quyền.
Hợp đồng ủy quyền có bắt buộc phải công chứng không?
Không phải mọi hợp đồng ủy quyền đều bắt buộc công chứng. Việc công chứng uỷ quyền phụ thuộc vào quy định pháp luật đối với giao dịch cụ thể hoặc nhu cầu của các bên.
Theo Điều 3 Luật Công chứng số 46/2024/QH15 ngày 26/11/2024, giao dịch phải công chứng là những giao dịch quan trọng, đòi hỏi mức độ an toàn pháp lý cao và được luật quy định hoặc luật giao Chính phủ quy định phải công chứng.
Vì vậy, khi lập hợp đồng ủy quyền, cần xem xét nội dung công việc được ủy quyền và quy định pháp luật chuyên ngành liên quan thay vì chỉ dựa vào tên gọi của văn bản.
Ngay cả khi pháp luật không bắt buộc công chứng, các bên vẫn có thể lựa chọn công chứng nếu muốn tăng mức độ an toàn pháp lý và có căn cứ rõ ràng hơn về việc giao kết, nội dung, phạm vi ủy quyền.
Trường hợp hai bên không thể cùng đến một văn phòng công chứng
Đây là tình huống khá phổ biến, chẳng hạn bên ủy quyền đang sinh sống tại một tỉnh khác còn bên được ủy quyền ở Hà Nội.
Điều 57 Luật Công chứng số 46/2024/QH15 ngày 26/11/2024 cho phép xử lý trường hợp này theo cơ chế hai tổ chức hành nghề công chứng.
Theo đó, bên ủy quyền có thể yêu cầu công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng mà mình lựa chọn chứng nhận việc đề nghị ủy quyền trong hợp đồng. Sau đó, bên được ủy quyền yêu cầu công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng mà mình lựa chọn chứng nhận tiếp vào bản gốc để xác nhận việc chấp nhận ủy quyền và hoàn thành thủ tục công chứng.
Văn bản công chứng hợp đồng ủy quyền có hiệu lực kể từ thời điểm công chứng viên của các tổ chức hành nghề công chứng liên quan ký và đóng dấu theo quy định.
Đây là cơ chế đặc biệt hữu ích khi các bên ở xa nhau, giúp hạn chế việc phải di chuyển chỉ để cùng ký một văn bản.
Công chứng hợp đồng ủy quyền mất bao lâu?
Theo Điều 45 Luật Công chứng số 46/2024/QH15 ngày 26/11/2024, thời hạn công chứng được tính từ khi công chứng viên tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng hợp lệ đến khi trả kết quả.
Thời hạn công chứng không quá 02 ngày làm việc; đối với giao dịch có nội dung phức tạp, thời hạn có thể kéo dài nhưng không quá 10 ngày làm việc.
Thời gian thực tế còn phụ thuộc vào tình trạng hồ sơ, việc xác minh thông tin và tính chất của giao dịch. Vì vậy, khách hàng nên gửi trước thông tin và giấy tờ để được kiểm tra, hướng dẫn cụ thể.
Vì sao nên công chứng hợp đồng ủy quyền tại Văn phòng công chứng Hoàng Giang Linh?
Với những hợp đồng ủy quyền liên quan đến nhà đất, tài sản, ngân hàng, thừa kế hoặc các giao dịch có giá trị lớn, việc được tư vấn và rà soát kỹ trước khi ký là yếu tố quan trọng để hạn chế rủi ro.
Văn phòng công chứng Hoàng Giang Linh có đội ngũ công chứng viên, chuyên viên giàu kinh nghiệm trong việc tiếp nhận và xử lý các hồ sơ ủy quyền. Khách hàng được tư vấn về phạm vi, thời hạn, quyền và nghĩa vụ của các bên, đồng thời được kiểm tra hồ sơ trước khi thực hiện công chứng.
Văn phòng cũng hỗ trợ soạn thảo hợp đồng theo yêu cầu, hướng dẫn chuẩn bị giấy tờ và hỗ trợ công chứng tại nhà trong các trường hợp pháp luật cho phép. Với những trường hợp bên ủy quyền và bên được ủy quyền không thể cùng có mặt, khách hàng có thể được tư vấn phương án thực hiện theo Điều 57 Luật Công chứng số 46/2024/QH15.
Quy trình rõ ràng, nội dung hợp đồng được kiểm tra kỹ và chi phí được thông tin cụ thể giúp khách hàng chủ động hơn trước khi ký kết.
FAQs – Hợp đồng ủy quyền
Hợp đồng ủy quyền có bắt buộc công chứng không?
Không phải mọi hợp đồng ủy quyền đều bắt buộc công chứng. Việc công chứng phụ thuộc vào quy định áp dụng đối với giao dịch cụ thể hoặc nhu cầu của các bên.
Hợp đồng ủy quyền có thời hạn bao lâu?
Theo Điều 563 Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13 ngày 24/11/2015, thời hạn do các bên thỏa thuận hoặc pháp luật quy định; nếu không có thỏa thuận và pháp luật không quy định thì thời hạn là 01 năm kể từ ngày xác lập việc ủy quyền.
Hai bên có phải cùng đến văn phòng công chứng không?
Không nhất thiết. Điều 57 Luật Công chứng số 46/2024/QH15 quy định trường hợp bên ủy quyền và bên được ủy quyền không thể cùng đến một tổ chức hành nghề công chứng thì có thể thực hiện công chứng tại hai tổ chức hành nghề công chứng theo trình tự luật định.
Có thể ủy quyền cho người khác ủy quyền lại không?
Có, nhưng phải đáp ứng điều kiện tại Điều 564 Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13, trong đó có trường hợp được bên ủy quyền đồng ý hoặc do sự kiện bất khả kháng theo quy định.
Hợp đồng ủy quyền có thể chấm dứt trước thời hạn không?
Có. Các bên có thể chấm dứt theo thỏa thuận hoặc đơn phương chấm dứt trong những trường hợp, điều kiện được quy định tại Điều 569 Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13 ngày 24/11/2015.
Công chứng hợp đồng ủy quyền mất bao lâu?
Theo Điều 45 Luật Công chứng số 46/2024/QH15, thời hạn công chứng thông thường không quá 02 ngày làm việc; giao dịch phức tạp có thể kéo dài nhưng không quá 10 ngày làm việc, trừ các trường hợp pháp luật cho phép thỏa thuận thời hạn khác.
Nếu bạn đang cần lập hoặc công chứng hợp đồng ủy quyền tại Hà Nội, hãy liên hệ Văn phòng công chứng Hoàng Giang Linh để được tư vấn cụ thể về nội dung, hồ sơ và phương án thực hiện phù hợp với quy định pháp luật.
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG HOÀNG GIANG LINH
Địa chỉ: Số 35, ngõ 45 phố Trần Thái Tông, phường Cầu Giấy, TP. Hà Nội
Hotline: 084.823.66.88
Email: hoanggianglinhccv@gmail.com
Fanpage: Văn phòng công chứng Hoàng Giang Linh
