Ngày 16/4/2026, Văn phòng công chứng Hoàng Giang Linh đã hoàn thành giao dịch công chứng điện tử đầu tiên, trở thành một trong những văn phòng công chứng tiên phong triển khai dịch vụ này tại Hà Nội theo quy định của Luật Công chứng 2024.
Công chứng điện tử là gì và tại sao quan trọng?
Công chứng điện tử (ccđt) là là việc công chứng được thực hiện bằng phương tiện điện tử để tạo lập văn bản công chứng điện tử gồm công chứng điện tử trực tiếp và công chứng điện tử trực tuyến.
Ccđt trực tiếp là việc người yêu cầu công chứng giao kết giao dịch trước sự chứng kiến trực tiếp của công chứng viên.
Ccđt trực tuyến là việc các bên tham gia giao dịch có yêu cầu công chứng không có mặt tại cùng một địa điểm và giao kết giao dịch thông qua phương tiện trực tuyến trước sự chứng kiến trực tiếp của công chứng viên.
Lưu ý: Theo khoản 2 Điều 48 Nghị định số 104/2025/NĐ-CP ngày 15/5/2025 của Chính phủ thì “Công chứng điện tử trực tuyến được áp dụng với các giao dịch dân sự, trừ di chúc và giao dịch dân sự là hành vi pháp lý đơn phương khác”.
Với tốc độ số hóa nhanh chóng trong lĩnh vực tài chính – ngân hàng và bất động sản, công chứng điện tử mang lại nhiều lợi ích thiết thực: tiết kiệm thời gian di chuyển, giảm chi phí in ấn, lưu trữ dễ dàng và khả năng tra cứu, xác thực tức thì thông qua QR-Code hoặc đường dẫn kèm theo văn bản.
Hành trình chuẩn bị của Văn phòng công chứng Hoàng Giang Linh
Không phải đến khi Luật có hiệu lực mới bắt đầu tìm hiểu, văn phòng đã chủ động chuẩn bị từ giai đoạn còn là dự thảo. Cụ thể:
- Theo dõi và nghiên cứu quy định về ccđt ngay từ giai đoạn dự thảo Luật Công chứng sửa đổi.
- Đăng ký chữ ký số cho công chứng viên và văn phòng từ tháng 10/2025 để thực hiện chứng thực bản sao điện tử.
- Cử thư ký và công chứng viên tham gia đầy đủ các khóa tập huấn về ccđt do Hiệp hội tổ chức.
- Đáp ứng đủ điều kiện cung cấp dịch vụ theo Điều 49 Nghị định số 104.
- Trao đổi trực tiếp với Trung tâm Phục vụ hành chính công TP Hà Nội về cách tiếp nhận văn bản ccđt.
- Phối hợp với đơn vị cung cấp phần mềm, tổ chức cấp chữ ký số và đối tác ngân hàng để hoàn thiện quy trình.
Quá trình chuẩn bị kỹ lưỡng đó đã giúp Phòng công chứng Hoàng Giang Linh xây dựng được một quy trình thực tế, khả thi – không chỉ về mặt pháp lý mà còn cả về mặt kỹ thuật.
Quy trình công chứng điện tử tại Văn phòng Hoàng Giang Linh
Dưới đây là trình tự 6 bước thực hiện ccđt điển hình, áp dụng cho giao dịch thế chấp tài sản và đăng ký giao dịch bảo đảm:
1. Soạn thảo và thống nhất nội dung hợp đồng
Ngân hàng hoặc khách hàng cung cấp dự thảo hợp đồng (hoặc yêu cầu công chứng viên soạn theo Điều 43 Luật Công chứng 2024). Hai bên trao đổi, thống nhất toàn bộ nội dung trước khi tiến hành ký số.
2. Ngân hàng thực hiện ký số
Đại diện ngân hàng (người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền hợp lệ) ký số vào file hợp đồng và gửi lại cho văn phòng. Trường hợp ủy quyền cho cá nhân, không bắt buộc phải có chữ ký số tổ chức.
3. Khách hàng (bên thế chấp) rà soát và ký số
Bên thế chấp xem lại toàn bộ nội dung hợp đồng, sau đó thực hiện ký số xác nhận bao gồm cả đơn đăng ký giao dịch bảo đảm kèm theo.
4. Công chứng viên và văn phòng chứng nhận bằng ký số
Công chứng viên kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ, xác định chủ thể và thực hiện ký số chứng nhận. Văn phòng Hoàng Giang Linh ký số vào hợp đồng.
5. Chứng thực bản sao điện tử các giấy tờ liên quan
Văn phòng thực hiện ký số chứng thực bản sao điện tử các tài liệu cần thiết phục vụ thủ tục đăng ký giao dịch bảo đảm tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
6. Giao trả văn bản công chứng điện tử cho khách hàng
Văn phòng gửi file hợp đồng ccđt đến khách hàng qua email hoặc ứng dụng nhắn tin. Văn bản tích hợp QR-Code hoặc đường dẫn để tra cứu và xác thực tính chính xác bất kỳ lúc nào.
Lưu ý quan trọng: Mọi văn bản ccđt do văn phòng phát hành đều có QR-Code hoặc đường dẫn xác thực tích hợp, cho phép bất kỳ ai tra cứu và kiểm tra tính hợp lệ của văn bản một cách tức thì, theo đúng quy định của pháp luật.
Những lưu ý khi thực hiện công chứng điện tử
Dù mang lại nhiều tiện lợi, công chứng điện tử vẫn còn là lĩnh vực mới với một số điểm cần chú ý đối với cả khách hàng và các bên tham gia giao dịch:
Về xác định danh tính
Ở giai đoạn đầu triển khai, công chứng viên cần thận trọng và không nên phụ thuộc hoàn toàn vào định danh điện tử hay sinh trắc học để xác định chủ thể giao dịch. Tội phạm công nghệ cao có thể khai thác các lỗ hổng kỹ thuật để thực hiện hành vi gian lận, đặc biệt trong các giao dịch có giá trị lớn.
Về tính đồng nhất của hệ thống
Hiện nay, việc rà soát giao dịch ccđt đã thực hiện còn có thể gặp khó khăn do sự tham gia của nhiều đơn vị cung cấp phần mềm khác nhau trên thị trường. Tình trạng này dự kiến sẽ được giải quyết sau khi Bộ Tư pháp hoàn thiện và vận hành cơ sở dữ liệu công chứng thống nhất toàn quốc.
Khuyến nghị: Khách hàng nên ưu tiên lựa chọn văn phòng công chứng đã đáp ứng đầy đủ điều kiện kỹ thuật và pháp lý theo Điều 49 Nghị định số 104, có đội ngũ được đào tạo bài bản, và có kinh nghiệm thực tế trong thực hiện ccđt.
Văn phòng công chứng Hoàng Giang Linh – Đơn vị công chứng điện tử tin cậy hàng đầu
Với sự chuẩn bị bài bản từ sớm và giao dịch công chứng điện tử đầu tiên đã hoàn thành thành công, Văn phòng công chứng Hoàng Giang Linh sẵn sàng phục vụ khách hàng, đặc biệt là các tổ chức tín dụng, các doanh nghiệp có nhu cầu thực hiện ccđt với số lượng giao dịch lớn, thường xuyên.
Chúng tôi cam kết tiếp tục hoàn thiện quy trình, cập nhật theo các thay đổi pháp lý và kỹ thuật, để mang đến dịch vụ công chứng điện tử nhanh chóng, an toàn và có giá trị pháp lý đầy đủ.
Tổ chức tín dụng và khách hàng có nhu cầu thực hiện ccđt vui lòng liên hệ trực tiếp để được tư vấn và phối hợp triển khai.
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG HOÀNG GIANG LINH
Địa chỉ: Số 35, ngõ 45 phố Trần Thái Tông, phường Cầu Giấy, TP. Hà Nội
Hotline: 084.823.66.88
Email: hoanggianglinhccv@gmail.com
Fanpage: Văn phòng công chứng Hoàng Giang Linh
