Trong bối cảnh chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ trên mọi lĩnh vực, hoạt động công chứng cũng không nằm ngoài xu thế đó. Sự ra đời của quy định về công chứng điện tử trong Luật Công chứng năm 2024 (từ Điều 62 đến Điều 65) đã mở ra một phương thức giao dịch mới hiện đại, linh hoạt và phù hợp với thực tiễn phát triển của nền kinh tế số.
Đây không chỉ là bước tiến về mặt pháp lý mà còn là giải pháp tối ưu giúp các cá nhân, tổ chức, đặc biệt là các ngân hàng thực hiện giao dịch dân sự nhanh chóng, an toàn trên môi trường điện tử.
Thực tiễn triển khai công chứng điện tử hiện nay
Trên thực tế, việc triển khai công chứng điện tử (CCĐT) tại các tổ chức hành nghề công chứng vẫn chưa đạt được mức độ đồng bộ và toàn diện. Nguyên nhân chủ yếu đến từ sự thiếu thống nhất trong hệ thống giấy tờ, quy trình thủ tục, cùng với việc CCĐT vẫn là một lĩnh vực mới, đòi hỏi thời gian hoàn thiện và thích nghi.
Tính đến thời điểm hiện tại, số lượng giao dịch CCĐT phát sinh còn rất hạn chế; ghi nhận mới chỉ có một trường hợp được tiếp nhận tại điểm giao dịch thuộc Chi nhánh 8, trong khi 11 chi nhánh còn lại của Trung tâm Phục vụ hành chính công TP. Hà Nội vẫn chưa phát sinh hồ sơ tương tự. Tình hình tại TP. Hồ Chí Minh cũng diễn ra theo xu hướng tương tự.
Tuy nhiên, từ năm 2025, Trung tâm Phục vụ hành chính công TP. Hà Nội đã chính thức triển khai tiếp nhận văn bản CCĐT và bản sao chứng thực điện tử, từng bước thay thế cho hồ sơ giấy truyền thống. Đây là dấu mốc quan trọng cho thấy công chứng điện tử không còn dừng lại ở định hướng chính sách, mà đã bước vào giai đoạn ứng dụng thực tiễn, mở ra nhiều thuận lợi hơn cho người dân và doanh nghiệp trong quá trình thực hiện thủ tục hành chính.
Công chứng điện tử là gì?
Hiểu một cách khái quát, công chứng điện tử là việc công chứng được thực hiện bằng phương tiện điện tử để tạo lập văn bản công chứng điện tử gồm công chứng điện tử trực tiếp và công chứng điện tử trực tuyến.
- Công chứng điện tử trực tiếp là việc người yêu cầu công chứng giao kết giao dịch trước sự chứng kiến trực tiếp của công chứng viên.
- Công chứng điện tử trực tuyến là việc các bên tham gia giao dịch có yêu cầu công chứng không có mặt tại cùng một địa điểm và giao kết giao dịch thông qua phương tiện trực tuyến trước sự chứng kiến trực tiếp của công chứng viên.
Lưu ý: Theo khoản 2 Điều 48 Nghị định số 104/2025/NĐ-CP ngày 15/5/2025 của Chính phủ thì “Công chứng điện tử trực tuyến được áp dụng với các giao dịch dân sự, trừ di chúc và giao dịch dân sự là hành vi pháp lý đơn phương khác”.
Giá trị pháp lý và nguyên tắc thực hiện
Công chứng điện tử có giá trị pháp lý tương đương công chứng truyền thống nếu được thực hiện đúng quy định. Một trong những nguyên tắc cốt lõi là:
- Công chứng viên sử dụng chữ ký số để chứng nhận giao dịch.
- Người tham gia giao dịch sử dụng chữ ký số công cộng do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số tại Việt Nam cấp, hoặc chữ ký số nước ngoài được công nhận hợp pháp tại Việt Nam.
Quy định này được nêu rõ tại khoản 1 Điều 50 Nghị định 104/2025/NĐ-CP, nhằm đảm bảo tính xác thực, toàn vẹn và an toàn của giao dịch điện tử.
Quy trình công chứng điện tử đối với hợp đồng thế chấp
Đối với các giao dịch như hợp đồng thế chấp, đặc biệt trong lĩnh vực ngân hàng, CCĐT có thể được thực hiện theo quy trình sau:
Bước 1: Ngân hàng chuẩn bị hồ sơ
- Ngân hàng tự soạn thảo hoặc gửi dự thảo hợp đồng cho văn phòng công chứng để rà soát, thống nhất nội dung.
- Sau khi thống nhất, ngân hàng ký số trước và gửi file hợp đồng.
Bước 2: Xác nhận chữ ký số của ngân hàng
- Chữ ký số bao gồm chữ ký của người có thẩm quyền và/hoặc cá nhân được ủy quyền hợp pháp.
- Trường hợp đã có ủy quyền hợp lệ, không bắt buộc phải có chữ ký số của tổ chức.
Bước 3: Bên thế chấp ký số
- Bên thế chấp kiểm tra nội dung hợp đồng và tiến hành ký số.
- Đồng thời ký số vào đơn đăng ký giao dịch bảo đảm.
Bước 4: Công chứng viên chứng nhận
- Công chứng viên và Văn phòng công chứng thực hiện ký số vào hợp đồng và các văn bản liên quan.
- Thực hiện chứng thực chữ ký và chứng thực bản sao điện tử.
Bước 5: Hoàn tất và trả kết quả
- Hồ sơ hoàn chỉnh được gửi lại cho khách hàng qua email hoặc các nền tảng trực tuyến như Zalo.
Lợi ích nổi bật của CCĐT
Việc áp dụng CCĐT mang lại nhiều lợi ích thiết thực:
- Tiết kiệm thời gian: Không cần di chuyển, giảm thiểu thủ tục hành chính.
- Tối ưu chi phí: Giảm chi phí in ấn, lưu trữ hồ sơ giấy.
- Tăng tính linh hoạt: Có thể thực hiện giao dịch mọi lúc, mọi nơi.
- An toàn và minh bạch: Ứng dụng chữ ký số và hệ thống bảo mật cao.
- Phù hợp với xu hướng số hóa: Đáp ứng yêu cầu phát triển của nền kinh tế số và chính phủ điện tử.
Nắm bắt xu hướng và hành lang pháp lý mới, Văn phòng Công chứng Hoàng Giang Linh đã và đang triển khai dịch vụ công chứng điện tử nhằm phục vụ tốt hơn nhu cầu của khách hàng, đặc biệt là các tổ chức tín dụng và ngân hàng.
Chúng tôi mong muốn trở thành đối tác tin cậy, đồng hành cùng khách hàng trong việc triển khai hiệu quả các giao dịch điện tử, góp phần nâng cao hiệu suất vận hành và chất lượng dịch vụ.
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG HOÀNG GIANG LINH
Địa chỉ: Số 35, ngõ 45 phố Trần Thái Tông, phường Cầu Giấy, TP. Hà Nội
Hotline: 084.823.66.88
Email: hoanggianglinhccv@gmail.com
Fanpage: Văn phòng công chứng Hoàng Giang Linh
