Công chứng điện tử đang trở thành một bước tiến quan trọng trong quá trình chuyển đổi số của ngành công chứng. Vậy cách công chứng điện tử được thực hiện như thế nào? Người dân cần chuẩn bị những gì? Có thể làm hoàn toàn online hay không? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây.
Công chứng điện tử là gì?
Công chứng điện tử là việc công chứng được thực hiện bằng phương tiện điện tử để tạo lập văn bản công chứng điện tử. Theo quy định hiện hành, có 2 hình thức:
- Công chứng điện tử trực tiếp là việc người yêu cầu công chứng giao kết giao dịch trước sự chứng kiến trực tiếp của công chứng viên.
- Công chứng điện tử trực tuyến là việc các bên tham gia giao dịch có yêu cầu công chứng không có mặt tại cùng một địa điểm và giao kết giao dịch thông qua phương tiện trực tuyến trước sự chứng kiến trực tiếp của công chứng viên.
Sau khi hoàn tất, văn bản công chứng điện tử có thể được ký số và tích hợp mã xác thực để kiểm tra tính hợp lệ khi cần.
Cách công chứng điện tử theo quy trình mới
Nếu bạn đang tìm hiểu cách công chứng điện tử, quy trình thông thường sẽ gồm các bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Người yêu cầu công chứng chuẩn bị:
- Căn cước công dân ( CCCD) hoặc giấy tờ tùy thân hợp lệ
- Tài liệu liên quan đến giao dịch
- Hồ sơ chứng minh quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản (nếu có)
Bước 2: Gửi hồ sơ điện tử
Hồ sơ được gửi đến tổ chức hành nghề công chứng thông qua hệ thống điện tử hoặc theo hướng dẫn của đơn vị công chứng.
Bước 3: Kiểm tra và xác minh thông tin
Công chứng viên sẽ:
- Kiểm tra tính hợp pháp của hồ sơ
- Xác minh danh tính người yêu cầu công chứng
- Đánh giá tính hợp pháp của giao dịch
Bước 4: Thực hiện công chứng
Tùy từng hình thức:
- Đối với công chứng điện tử trực tiếp: Người yêu cầu công chứng có mặt trực tiếp trước công chứng viên để xác nhận giao dịch.
- Đối với công chứng điện tử trực tuyến: Các bên tham gia giao dịch kết nối trực tuyến với công chứng viên thông qua nền tảng công nghệ được phép sử dụng.
Bước 5: Ký và phát hành văn bản công chứng điện tử
Sau khi hoàn tất việc xác nhận:
- Văn bản được ký điện tử theo quy định
- Văn bản công chứng điện tử được lưu trữ trên hệ thống
- Người yêu cầu công chứng nhận kết quả theo hình thức điện tử
Công chứng điện tử có làm hoàn toàn online được không?
Đây là câu hỏi rất nhiều người quan tâm. Câu trả lời là tùy từng hình thức công chứng.
- Với công chứng điện tử trực tiếp, người yêu cầu vẫn phải làm việc trực tiếp với công chứng viên, nhưng việc tạo lập và lưu trữ văn bản được thực hiện trên môi trường điện tử.
- Với công chứng điện tử trực tuyến, các bên có thể tham gia ở những địa điểm khác nhau thông qua nền tảng trực tuyến đáp ứng quy định pháp luật, dưới sự chứng kiến của công chứng viên.
Do đó, không phải mọi giao dịch đều có thể thực hiện hoàn toàn từ xa. Việc áp dụng còn phụ thuộc vào loại giao dịch và điều kiện pháp lý cụ thể.
Những lưu ý khi thực hiện công chứng điện tử
Để quá trình công chứng diễn ra thuận lợi, bạn nên lưu ý:
- Chuẩn bị đầy đủ giấy tờ trước khi thực hiện.
- Kiểm tra kỹ nội dung hợp đồng trước khi ký.
- Sử dụng chữ ký số hoặc phương thức xác thực theo hướng dẫn của tổ chức hành nghề công chứng.
- Lưu giữ văn bản công chứng điện tử cẩn thận để phục vụ việc tra cứu hoặc sử dụng sau này.
- Chỉ lựa chọn các văn phòng công chứng đủ điều kiện triển khai công chứng điện tử theo quy định pháp luật.
Câu hỏi thường gặp về cách công chứng điện tử
Công chứng điện tử có giá trị pháp lý không?
Có. Văn bản công chứng điện tử được lập đúng quy định pháp luật có giá trị pháp lý tương đương theo quy định của Luật Công chứng và pháp luật về giao dịch điện tử.
Công chứng điện tử mất bao lâu?
Thời gian phụ thuộc vào loại giao dịch, mức độ đầy đủ của hồ sơ và quá trình xác minh thông tin. Hồ sơ đầy đủ thường sẽ được xử lý nhanh hơn.
Có cần đến văn phòng công chứng không?
Điều này phụ thuộc vào hình thức công chứng điện tử được áp dụng. Một số trường hợp vẫn cần gặp trực tiếp công chứng viên, trong khi một số giao dịch đủ điều kiện có thể thực hiện trực tuyến theo quy định hiện hành.
Địa chỉ công chứng điện tử uy tín tại Hà Nội
Nếu bạn đang tìm kiếm đơn vị công chứng điện tử uy tín, Văn phòng Công chứng Hoàng Giang Linh là một trong những đơn vị tiên phong triển khai dịch vụ công chứng điện tử tại Hà Nội theo quy định của Luật Công chứng 2024. Văn phòng đã thực hiện các giao dịch công chứng điện tử với quy trình ký số, xác thực và phát hành văn bản điện tử đầy đủ theo quy định.
Đội ngũ công chứng viên và chuyên viên giàu kinh nghiệm sẽ tư vấn chi tiết về hồ sơ, quy trình cũng như hỗ trợ bạn thực hiện công chứng điện tử nhanh chóng, đúng quy định và đảm bảo an toàn pháp lý.
Liên hệ Văn phòng công chứng Hoàng Giang Linh để nhận tư vấn cách công chứng điện tử cụ thể với trường hợp của bạn theo thông tin sau:
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG HOÀNG GIANG LINH
Địa chỉ: Số 35, ngõ 45 phố Trần Thái Tông, phường Cầu Giấy, TP. Hà Nội
Hotline: 084.823.66.88
Email: hoanggianglinhccv@gmail.com
Fanpage: Văn phòng công chứng Hoàng Giang Linh
