Công chứng giấy tờ là nhu cầu phổ biến của cá nhân, tổ chức khi thực hiện các giao dịch dân sự, nhà đất, thừa kế, ủy quyền hoặc hoàn thiện hồ sơ hành chính. Hiểu đúng quy định sẽ giúp bạn lựa chọn đúng thủ tục, tiết kiệm thời gian và đảm bảo giá trị pháp lý của hồ sơ.
Hiểu đúng về công chứng giấy tờ theo quy định pháp luật
Trong giao tiếp hằng ngày, cụm từ “công chứng giấy tờ” thường được sử dụng để chỉ việc xác nhận tính hợp pháp của một giấy tờ hoặc hợp đồng. Tuy nhiên, theo quy định pháp luật hiện hành, công chứng và chứng thực là hai thủ tục hoàn toàn khác nhau.
Theo khoản 1 Điều 2 Luật Công chứng số 46/2024/QH15 ngày 26/11/2024, có hiệu lực từ ngày 01/7/2025, công chứng là dịch vụ công do công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng thực hiện để chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của giao dịch mà luật quy định phải công chứng, luật giao Chính phủ quy định phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.
Trong khi đó, việc xác nhận bản sao đúng với bản chính hoặc chứng thực chữ ký thường thuộc thẩm quyền của UBND cấp xã, Phòng Tư pháp hoặc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ (và các văn bản sửa đổi, bổ sung nếu có).
Vì vậy, trước khi thực hiện thủ tục, người dân nên xác định rõ mình cần công chứng hợp đồng, giao dịch hay sao y chứng thực giấy tờ để lựa chọn đúng cơ quan giải quyết.
Những loại giấy tờ thường được công chứng
Tùy từng giao dịch, tổ chức hành nghề công chứng sẽ tiếp nhận và thực hiện công chứng đối với nhiều loại giấy tờ, văn bản khác nhau. Một số hồ sơ phổ biến gồm:
- Hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất
- Hợp đồng mua bán nhà ở
- Hợp đồng tặng cho bất động sản
- Hợp đồng thế chấp quyền sử dụng đất
- Hợp đồng đặt cọc
- Hợp đồng ủy quyền
- Di chúc
- Văn bản khai nhận di sản thừa kế
- Văn bản thỏa thuận phân chia di sản
- Hợp đồng góp vốn bằng quyền sử dụng đất hoặc tài sản
- Bản dịch giấy tờ, tài liệu theo quy định của Luật Công chứng
Đối với từng loại giao dịch, công chứng viên sẽ kiểm tra hồ sơ, năng lực hành vi dân sự của các bên, quyền sở hữu tài sản cũng như tính hợp pháp của nội dung trước khi chứng nhận.
Khi nào giấy tờ không đủ điều kiện để công chứng?
Không phải mọi hồ sơ đều được công chứng. Trong quá trình tiếp nhận, nếu phát hiện hồ sơ không đáp ứng điều kiện theo quy định của pháp luật, công chứng viên có quyền từ chối thực hiện.
Theo Điều 8 Luật Công chứng số 46/2024/QH15 ngày 26/11/2024, công chứng viên không được thực hiện công chứng đối với các hợp đồng, giao dịch vi phạm điều cấm của luật, trái đạo đức xã hội hoặc thuộc các trường hợp pháp luật quy định không được công chứng.
Một số trường hợp thường gặp gồm:
- Giấy tờ tùy thân hết hạn hoặc không còn giá trị sử dụng
- Người ký không phải là chủ sở hữu tài sản hoặc không có quyền định đoạt
- Hồ sơ bị tẩy xóa, sửa chữa hoặc có dấu hiệu giả mạo
- Tài sản đang có tranh chấp hoặc bị kê biên theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền
- Một trong các bên không đủ năng lực hành vi dân sự hoặc không làm chủ được hành vi tại thời điểm ký kết
- Nội dung hợp đồng, giao dịch vi phạm quy định của pháp luật
Việc từ chối công chứng trong những trường hợp này nhằm bảo đảm tính an toàn pháp lý cho các bên tham gia giao dịch, đồng thời hạn chế những tranh chấp phát sinh trong tương lai.
Quy trình công chứng giấy tờ diễn ra như thế nào?
Mặc dù mỗi loại giao dịch có thể yêu cầu thành phần hồ sơ khác nhau, nhưng quy trình công chứng nhìn chung được thực hiện theo các bước sau:
Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ
Khách hàng nộp hồ sơ trực tiếp tại tổ chức hành nghề công chứng hoặc gửi trước bản chụp để được kiểm tra sơ bộ. Công chứng viên hoặc chuyên viên nghiệp vụ sẽ rà soát giấy tờ nhân thân, giấy tờ về tài sản và các tài liệu liên quan nhằm xác định hồ sơ có đủ điều kiện tiếp nhận hay không.
Tư vấn và soạn thảo văn bản
Nếu hồ sơ hợp lệ, công chứng viên sẽ tư vấn về quyền, nghĩa vụ của các bên, giải thích những quy định pháp luật có liên quan và hỗ trợ soạn thảo hợp đồng hoặc văn bản theo đúng yêu cầu.
Trong trường hợp khách hàng đã chuẩn bị sẵn hợp đồng, công chứng viên vẫn sẽ kiểm tra nội dung để bảo đảm văn bản phù hợp với quy định của pháp luật trước khi ký.
Ký kết trước sự chứng kiến của công chứng viên
Theo quy định của Luật Công chứng, các bên phải tự nguyện ký hoặc điểm chỉ trước mặt công chứng viên, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Công chứng viên chỉ chứng nhận khi đã xác định rõ người tham gia giao dịch hoàn toàn minh mẫn, có đầy đủ năng lực hành vi dân sự và tự nguyện thực hiện giao dịch.
Hoàn tất thủ tục và trả kết quả
Sau khi ký kết, tổ chức hành nghề công chứng sẽ đóng dấu, ghi lời chứng và trả văn bản công chứng cho khách hàng theo thời gian đã hẹn. Đối với một số hồ sơ phức tạp hoặc cần xác minh thêm thông tin, thời gian giải quyết có thể kéo dài hơn nhưng phải bảo đảm theo quy định của pháp luật.
Phí công chứng giấy tờ được tính theo quy định nào?
Một trong những vấn đề được nhiều người quan tâm khi thực hiện công chứng là mức phí phải nộp. Hiện nay, phí công chứng được thực hiện theo Thông tư số 257/2016/TT-BTC ngày 11/11/2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí công chứng và các văn bản sửa đổi, bổ sung (nếu có).
Tùy từng loại hợp đồng, giao dịch, mức phí công chứng sẽ được tính theo giá trị tài sản hoặc giá trị hợp đồng, hoặc áp dụng mức thu cố định đối với một số loại văn bản theo quy định của pháp luật.
Ngoài phí công chứng, khách hàng có thể phát sinh:
- Thù lao công chứng đối với việc soạn thảo hợp đồng, đánh máy, sao chụp tài liệu hoặc các công việc khác theo yêu cầu.
- Chi phí khác như chi phí xác minh, giám định hoặc công chứng ngoài trụ sở (nếu có), được thực hiện theo quy định của pháp luật và thông báo công khai cho người yêu cầu công chứng.
Việc công khai mức thu giúp người dân dễ dàng theo dõi, hạn chế tình trạng thu phí không đúng quy định.
Những lưu ý giúp quá trình công chứng diễn ra nhanh chóng
Nhiều hồ sơ phải bổ sung hoặc kéo dài thời gian xử lý chỉ vì thiếu giấy tờ hoặc thông tin chưa chính xác. Để việc công chứng diễn ra thuận lợi, người yêu cầu công chứng nên lưu ý một số vấn đề sau:
Chuẩn bị đầy đủ giấy tờ bản gốc
Bản chính của các giấy tờ liên quan là căn cứ để công chứng viên kiểm tra, đối chiếu và xác định tính hợp pháp của hồ sơ. Vì vậy, người yêu cầu công chứng cần mang theo đầy đủ giấy tờ bản gốc theo hướng dẫn của tổ chức hành nghề công chứng.
Kiểm tra kỹ thông tin trên giấy tờ
Thông tin về họ tên, số căn cước công dân, ngày tháng năm sinh, địa chỉ, thông tin tài sản… cần được kiểm tra kỹ trước khi ký kết. Nếu phát hiện sai sót, cần đề nghị chỉnh sửa ngay để tránh ảnh hưởng đến giá trị pháp lý của văn bản.
Trung thực khi cung cấp thông tin
Các bên tham gia giao dịch có trách nhiệm cung cấp đầy đủ và chính xác thông tin liên quan đến tài sản, quyền sở hữu, tình trạng pháp lý cũng như các nội dung khác có liên quan đến hợp đồng, giao dịch.
Việc cố tình che giấu thông tin hoặc sử dụng giấy tờ giả không chỉ khiến hồ sơ bị từ chối công chứng mà còn có thể phải chịu trách nhiệm theo quy định của pháp luật.
Lựa chọn tổ chức hành nghề công chứng uy tín
Đối với những giao dịch có giá trị lớn như mua bán nhà đất, tặng cho tài sản, khai nhận di sản thừa kế hoặc thế chấp quyền sử dụng đất, việc lựa chọn đơn vị có đội ngũ công chứng viên giàu kinh nghiệm sẽ giúp hồ sơ được rà soát kỹ lưỡng, hạn chế rủi ro và bảo vệ tốt hơn quyền lợi của các bên.
Văn phòng công chứng Hoàng Giang Linh – Địa chỉ công chứng giấy tờ uy tín tại Hà Nội
Nếu bạn đang tìm kiếm một địa chỉ công chứng giấy tờ uy tín tại Hà Nội, Văn phòng công chứng Hoàng Giang Linh là lựa chọn được nhiều khách hàng tin tưởng.
Được thành lập từ năm 2013, Văn phòng công chứng Hoàng Giang Linh có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực công chứng hợp đồng, giao dịch dân sự và các văn bản theo quy định của pháp luật. Mỗi hồ sơ đều được đội ngũ công chứng viên và chuyên viên nghiệp vụ kiểm tra cẩn thận nhằm bảo đảm tính hợp pháp, hạn chế tối đa những sai sót có thể ảnh hưởng đến quyền và lợi ích của khách hàng.
Khi sử dụng dịch vụ tại Văn phòng công chứng Hoàng Giang Linh, khách hàng sẽ được:
- Tư vấn miễn phí về hồ sơ, trình tự và các quy định pháp luật liên quan
- Hướng dẫn chuẩn bị giấy tờ đầy đủ trước khi thực hiện công chứng
- Hỗ trợ soạn thảo hợp đồng, văn bản phù hợp với từng giao dịch cụ thể
- Kiểm tra kỹ hồ sơ và tư vấn phương án xử lý đối với các trường hợp có vướng mắc pháp lý
- Hỗ trợ công chứng ngoài trụ sở theo quy định của pháp luật đối với những trường hợp đủ điều kiện
- Quy trình làm việc rõ ràng, thời gian xử lý nhanh chóng và chi phí minh bạch
Với phương châm đặt sự chính xác và an toàn pháp lý lên hàng đầu, Phòng công chứng Hoàng Giang Linh luôn đồng hành cùng khách hàng trong mọi giao dịch dân sự, nhà đất, thừa kế, ủy quyền và nhiều lĩnh vực công chứng khác.
Câu hỏi thường gặp về công chứng giấy tờ (FAQs)
Công chứng giấy tờ và chứng thực giấy tờ có giống nhau không?
Không. Công chứng và chứng thực là hai thủ tục khác nhau. Công chứng do công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng thực hiện theo khoản 1 Điều 2 Luật Công chứng số 46/2024/QH15 ngày 26/11/2024, còn chứng thực được thực hiện theo quy định của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ.
Những giấy tờ nào cần công chứng?
Tùy từng trường hợp, các hợp đồng chuyển nhượng, mua bán, tặng cho, thế chấp, ủy quyền, di chúc, văn bản khai nhận di sản thừa kế hoặc bản dịch giấy tờ thường thuộc phạm vi công chứng theo quy định của pháp luật.
Có thể công chứng ngoài trụ sở không?
Có. Theo Điều 42 Luật Công chứng số 46/2024/QH15 ngày 26/11/2024, công chứng có thể được thực hiện ngoài trụ sở trong một số trường hợp theo quy định của pháp luật.
Thời gian công chứng giấy tờ mất bao lâu?
Đối với hồ sơ đầy đủ và không cần xác minh, nhiều giao dịch có thể được giải quyết ngay trong ngày. Trường hợp hồ sơ phức tạp hoặc cần xác minh thêm thì thời gian sẽ kéo dài theo quy định của pháp luật.
Phí công chứng được tính như thế nào?
Mức thu phí công chứng được thực hiện theo Thông tư số 257/2016/TT-BTC ngày 11/11/2016 của Bộ Tài chính và các văn bản sửa đổi, bổ sung (nếu có), tùy thuộc vào từng loại hợp đồng hoặc giá trị tài sản, giao dịch.
Liên hệ Văn phòng công chứng Hoàng Giang Linh để được đội ngũ công chứng viên và chuyên viên hỗ trợ công chứng giấy tờ nhanh chóng, chính xác, đúng quy định của pháp luật.
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG HOÀNG GIANG LINH
Địa chỉ: Số 35, ngõ 45 phố Trần Thái Tông, phường Cầu Giấy, TP. Hà Nội
Hotline: 084.823.66.88
Email: hoanggianglinhccv@gmail.com
Fanpage: Văn phòng công chứng Hoàng Giang Linh
