Giấy ủy quyền là văn bản được sử dụng khi một cá nhân hoặc tổ chức cho phép người khác thay mình thực hiện một hoặc một số công việc nhất định. Tùy nội dung và tính chất công việc, giấy ủy quyền có thể được lập dưới dạng văn bản thông thường hoặc thực hiện công chứng, chứng thực khi pháp luật hoặc bên tiếp nhận hồ sơ yêu cầu.
Vậy giấy ủy quyền có giá trị pháp lý như thế nào? Có bắt buộc công chứng không? Có thời hạn bao lâu và cần chuẩn bị những giấy tờ gì? Những nội dung dưới đây sẽ giúp giải đáp các vấn đề thường gặp.
Giấy ủy quyền là gì?
Hiểu đơn giản, giấy ủy quyền là văn bản ghi nhận việc một người giao cho người khác thực hiện công việc trong phạm vi được cho phép. Người được ủy quyền khi thực hiện công việc phải tuân thủ phạm vi, thời hạn và các điều kiện đã được xác lập.
Về bản chất pháp lý, Bộ luật Dân sự 2015 quy định về hợp đồng ủy quyền tại Điều 562: đây là sự thỏa thuận giữa các bên, theo đó bên được ủy quyền thực hiện công việc nhân danh bên ủy quyền. Thời hạn ủy quyền do các bên thỏa thuận hoặc pháp luật quy định; nếu không có thỏa thuận và pháp luật không quy định thì thời hạn là 1 năm kể từ ngày xác lập việc ủy quyền.
Do đó, khi sử dụng thuật ngữ “giấy ủy quyền”, cần xem xét cụ thể nội dung và hình thức văn bản để xác định quyền, nghĩa vụ và giá trị pháp lý trong từng trường hợp.
Giấy ủy quyền thường được sử dụng khi nào?
Giấy ủy quyền được sử dụng khá phổ biến trong các công việc mà người có quyền không thể trực tiếp thực hiện. Một số trường hợp thường gặp gồm:
- Ủy quyền nhận tiền, nhận lương, nhận hồ sơ hoặc giấy tờ.
- Ủy quyền thực hiện thủ tục hành chính.
- Ủy quyền làm việc với ngân hàng.
- Ủy quyền nhận giấy chứng nhận, hồ sơ nhà đất.
- Ủy quyền thực hiện một số công việc liên quan đến mua bán, quản lý tài sản.
- Ủy quyền cho người thân thực hiện thủ tục thay mình.
- Ủy quyền thực hiện các công việc liên quan đến doanh nghiệp hoặc giao dịch dân sự.
Tuy nhiên, không phải công việc nào cũng có thể ủy quyền theo cùng một cách. Với giao dịch liên quan đến tài sản, bất động sản, ngân hàng hoặc những thủ tục có yêu cầu riêng về hình thức, cần kiểm tra quy định pháp luật, yêu cầu của cơ quan, tổ chức tiếp nhận hồ sơ.
>> Các bài liên quan khác:
Giấy ủy quyền đất đai: Khi nào cần công chứng, thủ tục và những điều cần lưu ý
Giấy uỷ quyền cá nhân là gì? Có cần thực hiện công chứng không?
Giấy ủy quyền trong trại giam: Thủ tục, hồ sơ và những điều cần biết
Giấy ủy quyền có cần công chứng không?
Giấy ủy quyền không bắt buộc phải công chứng. Việc có cần công chứng, chứng thực hay không phụ thuộc vào nội dung ủy quyền, quy định pháp luật chuyên ngành và yêu cầu của cơ quan, tổ chức tiếp nhận hồ sơ.
Đối với những giao dịch mà pháp luật yêu cầu phải công chứng hoặc các bên có nhu cầu tăng mức độ an toàn pháp lý, có thể thực hiện công chứng tại tổ chức hành nghề công chứng.
Từ ngày 01/07/2025, Luật Công chứng 2024 số 46/2024/QH15 có hiệu lực. Luật quy định công chứng nhằm chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của giao dịch thuộc trường hợp phải công chứng hoặc trường hợp cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng. Văn bản công chứng có hiệu lực và giá trị chứng cứ theo quy định của Luật.
Vì vậy, trước khi lập giấy ủy quyền, nên xác định rõ ủy quyền cho việc gì, dùng văn bản ở đâu và bên tiếp nhận có yêu cầu công chứng/chứng thực hay không.
Giấy ủy quyền cần có những nội dung gì?
Một giấy ủy quyền nên thể hiện đầy đủ các thông tin quan trọng để tránh việc văn bản không đáp ứng yêu cầu sử dụng. Thông thường cần có:
1. Thông tin bên ủy quyền
Ghi đầy đủ họ tên, ngày tháng năm sinh, số giấy tờ tùy thân và thông tin liên hệ theo hồ sơ thực tế.
2. Thông tin người được ủy quyền
Xác định rõ người được giao thực hiện công việc và thông tin nhận diện cần thiết.
3. Nội dung ủy quyền
Đây là phần quan trọng nhất. Cần ghi cụ thể người được ủy quyền được thực hiện công việc gì, với phạm vi đến đâu, có được ký giấy tờ, nhận tiền, nhận tài sản hoặc thực hiện thủ tục thay hay không.
4. Thời hạn ủy quyền
Nên ghi rõ ngày bắt đầu và ngày kết thúc hoặc xác định thời điểm chấm dứt theo công việc được ủy quyền.
5. Quyền và nghĩa vụ của các bên
Có thể quy định trách nhiệm cung cấp giấy tờ, bảo quản tài liệu, báo cáo kết quả, giao lại tài sản hoặc thanh toán chi phí liên quan.
6. Chữ ký của các bên
Các bên ký theo đúng hình thức được yêu cầu đối với loại văn bản và giao dịch cụ thể.
Giấy ủy quyền có thời hạn bao lâu?
Theo Điều 563 Bộ luật Dân sự 2015, thời hạn ủy quyền trước hết do các bên thỏa thuận hoặc do pháp luật quy định. Chỉ khi không có thỏa thuận và pháp luật cũng không có quy định riêng thì hợp đồng ủy quyền mới có thời hạn 1 năm kể từ ngày xác lập việc ủy quyền.
Ngoài hết thời hạn, việc đại diện theo ủy quyền còn có thể chấm dứt khi công việc được ủy quyền đã hoàn thành, theo thỏa thuận, khi một bên đơn phương chấm dứt hoặc trong các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.
Do đó, khi lập giấy ủy quyền, không nên mặc định rằng mọi văn bản đều có giá trị 1 năm. Cần xác định thời hạn phù hợp với chính công việc được giao.
Có được ủy quyền lại cho người khác không?
Có, nhưng không phải mọi trường hợp đều được tự ý ủy quyền lại.
Điều 564 Bộ luật Dân sự 2015 quy định người được ủy quyền có thể ủy quyền lại khi được bên ủy quyền đồng ý hoặc trong trường hợp bất khả kháng theo điều kiện luật định. Phạm vi ủy quyền lại không được vượt quá phạm vi ủy quyền ban đầu và hình thức của ủy quyền lại phải phù hợp với hình thức ủy quyền ban đầu.
Vì vậy, nếu ngay từ đầu có khả năng cần giao lại công việc cho người khác, nên xác định rõ vấn đề này khi lập văn bản.
Hồ sơ làm giấy ủy quyền gồm những gì?
Tùy nội dung công việc, hồ sơ có thể khác nhau. Khi thực hiện công chứng giấy ủy quyền hoặc chứng thực, người yêu cầu thường cần chuẩn bị các giấy tờ xác định nhân thân và tài liệu liên quan trực tiếp đến nội dung ủy quyền.
Có thể bao gồm:
- Giấy tờ tùy thân của bên ủy quyền và bên được ủy quyền.
- Giấy tờ chứng minh nơi cư trú hoặc thông tin cần thiết khác theo từng trường hợp.
- Giấy tờ liên quan đến tài sản, giao dịch hoặc công việc được ủy quyền.
- Dự thảo giấy/hợp đồng ủy quyền nếu đã chuẩn bị.
- Các giấy tờ khác theo yêu cầu của tổ chức hành nghề công chứng hoặc cơ quan có thẩm quyền.
Với những trường hợp phức tạp như ủy quyền liên quan đến nhà đất, tài sản, thừa kế, ngân hàng hoặc giao dịch có giá trị lớn, nên cung cấp trước thông tin và hồ sơ để được kiểm tra phạm vi ủy quyền phù hợp.
>> Tham khảo thêm: Cách làm giấy ủy quyền đúng quy định mới nhất
Những lưu ý khi lập giấy ủy quyền
Để hạn chế tranh chấp hoặc việc hồ sơ bị từ chối, người lập giấy ủy quyền nên lưu ý:
- Ghi rõ người ủy quyền và người được ủy quyền.
- Mô tả cụ thể công việc và phạm vi quyền được giao.
- Xác định rõ thời hạn ủy quyền.
- Không ghi phạm vi quá rộng nếu thực tế chỉ cần ủy quyền một công việc cụ thể.
- Kiểm tra yêu cầu về công chứng hoặc chứng thực trước khi ký.
- Với giao dịch tài sản, cần kiểm tra giấy tờ liên quan trước khi lập văn bản.
- Nếu cần ủy quyền lại, nên quy định và thực hiện đúng điều kiện pháp luật.
- Đối với giao dịch phức tạp, nên được công chứng viên hoặc người có chuyên môn kiểm tra nội dung trước khi ký.
Các câu hỏi thường gặp
Giấy ủy quyền có giá trị pháp lý không?
Có thể có giá trị pháp lý nếu được lập đúng hình thức, chủ thể có năng lực và nội dung không vi phạm pháp luật. Giá trị cụ thể phụ thuộc vào loại ủy quyền và giao dịch được thực hiện.
Giấy ủy quyền có bắt buộc công chứng không?
Không phải mọi giấy ủy quyền đều bắt buộc công chứng. Cần căn cứ vào nội dung công việc, quy định pháp luật liên quan và yêu cầu của nơi tiếp nhận hồ sơ.
Giấy ủy quyền có thời hạn bao lâu?
Các bên có thể thỏa thuận thời hạn. Nếu không có thỏa thuận và pháp luật không quy định khác, thời hạn ủy quyền là 1 năm kể từ ngày xác lập việc ủy quyền theo Điều 563 Bộ luật Dân sự 2015.
Có thể ủy quyền cho người thân không?
Có. Có thể ủy quyền cho bố mẹ, vợ chồng, con, anh chị em hoặc người khác nếu đáp ứng điều kiện pháp luật và phù hợp với nội dung công việc cần thực hiện.
Có thể ủy quyền cho người khác ký thay không?
Có thể trong phạm vi được ủy quyền. Tuy nhiên, nội dung văn bản cần thể hiện rõ quyền ký và giao dịch cụ thể mà người được ủy quyền được thực hiện.
Giấy ủy quyền và hợp đồng ủy quyền có giống nhau không?
Không nên mặc nhiên xem hai khái niệm này là hoàn toàn giống nhau. Bộ luật Dân sự quy định cụ thể về hợp đồng ủy quyền tại Điều 562, trong khi trên thực tế “giấy ủy quyền” thường được sử dụng để gọi các văn bản xác lập việc giao người khác thực hiện công việc thay mình. Khi xử lý hồ sơ cụ thể, cần xác định đúng hình thức pháp lý cần sử dụng.
Công chứng giấy ủy quyền ở đâu?
Người có nhu cầu có thể liên hệ tổ chức hành nghề công chứng – Phòng công chứng Hoàng Giang Linh khi trường hợp của mình cần hoặc muốn thực hiện công chứng.
Ủy quyền tưởng đơn giản nhưng nếu ghi thiếu phạm vi, sai thông tin hoặc không đáp ứng yêu cầu về hình thức có thể khiến người được ủy quyền không thực hiện được công việc.
Tại Văn phòng công chứng Hoàng Giang Linh, đội ngũ công chứng viên, chuyên viên nghiệp vụ kinh nghiệm sẽ hỗ trợ các trường hợp ủy quyền từ đơn giản đến phức tạp, giúp khách hàng chủ động chuẩn bị hồ sơ,hạn chế việc phải đi lại nhiều lần.
Liên hệ ngay để nhận tư vấn:
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG HOÀNG GIANG LINH
Địa chỉ: Số 35, ngõ 45 phố Trần Thái Tông, phường Cầu Giấy, TP. Hà Nội
Hotline: 084.823.66.88
Email: hoanggianglinhccv@gmail.com
Fanpage: Văn phòng công chứng Hoàng Giang Linh
