Công chứng điện tử được xem là một bước tiến quan trọng giúp đơn giản hóa thủ tục hành chính, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả xử lý hồ sơ. Dưới đây là thông tin và hướng dẫn công chứng điện tử chi tiết cho cá nhân, doanh nghiệp.
Công chứng điện tử có giá trị pháp lý không?
Trước khi tìm hiểu hướng dẫn công chứng điện tử, nhiều người còn băn khoăn liệu hình thức công chứng này có được pháp luật công nhận hay không. Đây là vấn đề quan trọng bởi giá trị pháp lý chính là yếu tố quyết định tính an toàn của các giao dịch dân sự, thương mại và tài chính.
Công chứng điện tử (ccđt) là là việc công chứng được thực hiện bằng phương tiện điện tử để tạo lập văn bản công chứng điện tử gồm công chứng điện tử trực tiếp và công chứng điện tử trực tuyến.
- Công chứng điện tử trực tiếp là việc người yêu cầu công chứng giao kết giao dịch trước sự chứng kiến trực tiếp của công chứng viên.
- Công chứng điện tử trực tuyến là việc các bên tham gia giao dịch có yêu cầu công chứng không có mặt tại cùng một địa điểm và giao kết giao dịch thông qua phương tiện trực tuyến trước sự chứng kiến trực tiếp của công chứng viên.
Lưu ý: Theo khoản 2 Điều 48 Nghị định số 104/2025/NĐ-CP ngày 15/5/2025 của Chính phủ thì “Công chứng điện tử trực tuyến được áp dụng với các giao dịch dân sự, trừ di chúc và giao dịch dân sự là hành vi pháp lý đơn phương khác”.
Như vậy, công chứng điện tử là hình thức công chứng hợp pháp khi được thực hiện đúng quy định của pháp luật và có giá trị pháp lý tương đương với công chứng truyền thống.
Điều kiện thực hiện công chứng điện tử
Không phải mọi hồ sơ đều có thể thực hiện công chứng điện tử. Người yêu cầu công chứng và tổ chức hành nghề công chứng cần đáp ứng một số điều kiện nhất định theo quy định hiện hành.
Đối với người yêu cầu công chứng
Người yêu cầu công chứng cần:
- Có giấy tờ tùy thân hợp lệ
- Có đầy đủ năng lực hành vi dân sự
- Có khả năng xác thực danh tính trên môi trường điện tử
- Cung cấp đầy đủ hồ sơ, tài liệu liên quan đến giao dịch
Đối với hồ sơ công chứng
Hồ sơ phải:
- Được số hóa theo đúng quy định
- Bảo đảm tính đầy đủ, chính xác
- Không thuộc trường hợp bị cấm hoặc hạn chế giao dịch
Đối với tổ chức hành nghề công chứng
Tổ chức hành nghề công chứng phải đảm bảo điều kiện kỹ thuật cần thiết, bao gồm:
- Máy tính
- Đường truyền mạng
- Thiết bị điện tử
- Và các điều kiện hỗ trợ khác cần thiết cho việc cung cấp dịch vụ công chứng điện tử
Công chứng điện tử thực hiện như thế nào?
Trên thực tế, các bước công chứng điện tử tương đối đơn giản nhưng vẫn bảo đảm chặt chẽ về mặt pháp lý.
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Người yêu cầu công chứng chuẩn bị:
- Căn cước công dân ( CCCD) hoặc giấy tờ tùy thân hợp lệ
- Tài liệu liên quan đến giao dịch
- Hồ sơ chứng minh quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản (nếu có)
Bước 2: Gửi hồ sơ điện tử
Hồ sơ được gửi đến tổ chức hành nghề công chứng thông qua hệ thống điện tử hoặc theo hướng dẫn của đơn vị công chứng.
Bước 3: Kiểm tra và xác minh thông tin
Công chứng viên sẽ:
- Kiểm tra tính hợp pháp của hồ sơ
- Xác minh danh tính người yêu cầu công chứng
- Đánh giá tính hợp pháp của giao dịch
Bước 4: Thực hiện công chứng
Tùy từng hình thức:
- Đối với công chứng điện tử trực tiếp: Người yêu cầu công chứng có mặt trực tiếp trước công chứng viên để xác nhận giao dịch.
- Đối với công chứng điện tử trực tuyến: Các bên tham gia giao dịch kết nối trực tuyến với công chứng viên thông qua nền tảng công nghệ được phép sử dụng.
Bước 5: Ký và phát hành văn bản công chứng điện tử
Sau khi hoàn tất việc xác nhận:
- Văn bản được ký điện tử theo quy định
- Văn bản công chứng điện tử được lưu trữ trên hệ thống
- Người yêu cầu công chứng nhận kết quả theo hình thức điện tử
Những lưu ý khi công chứng điện tử
Để dịch vụ công chứng điện tử diễn ra thuận lợi, người yêu cầu công chứng nên lưu ý một số vấn đề sau:
- Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ
Thiếu giấy tờ hoặc thông tin không chính xác có thể khiến hồ sơ bị từ chối hoặc kéo dài thời gian xử lý.
- Kiểm tra tính pháp lý của giao dịch
Chỉ nên thực hiện công chứng đối với các giao dịch hợp pháp và đủ điều kiện theo quy định.
- Bảo mật thông tin cá nhân
Không chia sẻ thông tin đăng nhập hoặc dữ liệu cá nhân cho bên thứ ba không liên quan.
- Lựa chọn tổ chức hành nghề công chứng uy tín
Việc lựa chọn đơn vị công chứng có kinh nghiệm và hệ thống công nghệ bảo mật tốt sẽ giúp hạn chế rủi ro trong quá trình thực hiện.
Câu hỏi thường gặp (FAQ) về công chứng điện tử
Công chứng điện tử có giá trị như công chứng truyền thống không?
Có. Văn bản công chứng điện tử được thực hiện đúng quy định pháp luật có giá trị pháp lý tương đương văn bản công chứng giấy.
Những giao dịch nào được thực hiện công chứng điện tử trực tuyến?
Theo quy định hiện hành, công chứng điện tử trực tuyến được áp dụng đối với các giao dịch dân sự, trừ di chúc và các giao dịch dân sự là hành vi pháp lý đơn phương khác.
Có cần đến trực tiếp văn phòng công chứng không?
Tùy từng hình thức công chứng điện tử. Với công chứng điện tử trực tuyến, các bên có thể tham gia giao dịch từ các địa điểm khác nhau thông qua phương tiện trực tuyến.
Công chứng điện tử có an toàn không?
Có. Hệ thống công chứng điện tử được xây dựng với các yêu cầu nghiêm ngặt về xác thực danh tính, lưu trữ và bảo mật dữ liệu.
Doanh nghiệp và ngân hàng có thể sử dụng công chứng điện tử không?
Hoàn toàn có thể. Đây là một trong những nhóm đối tượng được hưởng lợi nhiều nhất từ việc triển khai công chứng điện tử.
Phòng công chứng Hoàng Giang Linh đã và đang triển khai dịch vụ công chứng điện tử nhằm phục vụ tốt hơn nhu cầu của khách hàng, đặc biệt là các tổ chức tín dụng và ngân hàng.
Liên hệ ngay để được hướng dẫn công chứng điện tử nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và bảo đảm đúng quy định pháp luật.
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG HOÀNG GIANG LINH
Địa chỉ: Số 35, ngõ 45 phố Trần Thái Tông, phường Cầu Giấy, TP. Hà Nội
Hotline: 084.823.66.88
Email: hoanggianglinhccv@gmail.com
Fanpage: Văn phòng công chứng Hoàng Giang Linh
